Servis firması için KVKK: müşteri verisini doğru saklamak

Servis firması, farkında olmadan yoğun kişisel veri işleyen bir işletmedir: müşterinin adı, telefonu, ev adresi, hangi cihazı olduğu, evine ne zaman gidildiği ve çoğu zaman evin içinden fotoğraflar.

Bu, KVKK açısından ciddiye alınması gereken bir tablo. Aşağıdakiler hukuki danışmanlık değil, sahada işleyen pratik bir çerçeve.

Hangi veriler, ne için

Önce sadeleştirin: topladığınız her veriyi neden topladığınızı yazabilmelisiniz.

• Ad, telefon, adres: işin yapılabilmesi için zorunlu
• Cihaz bilgisi ve geçmiş: hizmetin sürekliliği için gerekli
• Fotoğraf: işin kanıtı; evin genel görüntüsü değil işin yapıldığı yer
• TC kimlik numarası: çoğu servis işi için gereksiz

Son madde önemli: gerekmediği hâlde toplanan veri, en büyük risk kalemidir. Toplamıyorsanız korumanız da gerekmez.

Saklama süresi

Veri sonsuza kadar tutulmaz. Pratik yaklaşım:

• Aktif müşteri kayıtları: hizmet ilişkisi sürdüğü sürece
• Kapanmış işler: yasal saklama süreleri boyunca
• Ses kaydı: hiç saklanmamalı; metne çevrildikten sonra silinmeli
• Transkript: kısa süre (örneğin 30 gün) sonra silinmeli

Silme politikanızı yazılı hâle getirin ve yazılımın bunu kendiliğinden yapıp yapmadığını sorun.

Silme ve anonimleştirme

Müşteri "kaydımı silin" dediğinde iki yol vardır: gerçekten silmek ya da anonimleştirmek. Servis firmasında çoğu zaman ikincisi doğrudur, çünkü iş ve tahsilat kayıtlarının muhasebe tarafında kalması gerekir.

Anonimleştirme, kaydın kişiye bağlanabilir kısımlarının (ad, telefon, adres) kaldırılıp iş kaydının tutarla birlikte kalması demek.

Silinen personelin izi

Aynı mantık personel için de geçerli. İşten ayrılan bir teknisyenin hesabı kapatıldığında, onun yaptığı işlerin kaydı kaybolmamalı — yalnız kişisel bilgileri temizlenmeli. Yazılımın bunu nasıl yaptığını sorun: kaydı komple silen bir sistem, sizin geçmiş iş dökümünüzü de siler.

Ekibin erişimi

Teknisyen, kendisine atanmamış müşterilerin bilgilerini görmemeli. Bu hem KVKK'nın "gerektiği kadar erişim" ilkesi hem de ticari bir koruma: müşteri listesi firmanın en değerli varlığı.

• Teknisyen: yalnız kendi işleri
• Ofis: firmanın tamamı
• Alış fiyatı ve kâr: yalnız yetkili roller

Yazılımdan ne beklemelisiniz

Demo görüşmesinde sorulacaklar:

• Firmalar birbirinin verisini görebiliyor mu? (cevap: hayır, ve nasıl test edildiği)
• Kişisel veriler şifreleniyor mu?
• Hata izleme sistemine müşteri verisi gidiyor mu?
• Kayıt silindiğinde ne oluyor?
• Hesap kapatıldığında veriler ne kadar sürede siliniyor?

Üçüncü madde gözden kaçar: birçok uygulama hata ayıklama için sunucuya veri gönderir ve bu veri içinde müşteri adı, telefonu bulunabilir. Sağlayıcının bunu maskelediğini duymanız gerekir.

Müşteriye karşı şeffaflık

Web sitenizde bir aydınlatma metni bulundurun; hangi verileri neden topladığınızı ve ne kadar sakladığınızı yazın. Servis talebi formunuzun altında buna bağlantı verin. Bu, hem yasal bir gereklilik hem de güven veren bir davranış.