Sahada tahsilat ve servis fişi: nakit akışını hızlandırmak

Servis firmasında para, işin bittiği yerde el değiştirir: müşterinin kapısında. Kaydın da orada tutulması gerekir. Aksi hâlde tahsilat bilgisi akşama kadar teknisyenin hafızasında kalır ve firma gün içinde ne kadar para girdiğini bilmez.

Tahsilatın sahada kaydedilmesi

Teknisyen işi kapatırken tutarı ve ödeme tipini giriyor: nakit, kart ya da havale. Kayıt aynı anda ofiste görünüyor.

Bunun üç sonucu var:

• Gün sonunda mutabakat gerekmiyor; sayı zaten ekranda
• Müşteri "ödedim" dediğinde kaydın tarihi ve tutarı görünüyor
• Kasa farkı tartışması, kaydın olmadığı yerde değil olduğu yerde konuşuluyor

Kısmi ödeme ve kalan bakiye

Servis işinde tahsilatın tamamı her zaman alınamaz: müşteri parça bedelini sonra ödeyecektir, ya da yalnız işçilik ödenmiştir. Sistem kısmi ödemeye izin vermeli ve kalan bakiyeyi iş emrinde göstermelidir.

Bakiyesi olan işlerin ayrı bir listede toplanması, "kimden ne alacağız" sorusunun cevabını tahminden çıkarır.

Fiş: iki yol

Termal yazıcı. 58 mm Bluetooth yazıcı teknisyenin çantasında durur; fiş sahada basılır ve müşteriye verilir. Kağıt fiş, özellikle yaşlı müşteri grubunda hâlâ en güven veren belge.

Dijital paylaşım. Fiş, müşteriye WhatsApp ya da SMS ile gönderilir. Yazıcı taşımayan ekipler için pratik; müşterinin telefonunda kalıcı bir kayıt oluşur.

İkisi de aynı içeriği taşır: firma bilgileri, iş emri numarası, kalemler, KDV, toplam, tahsilat ve imzalar.

İmza kimin?

Fişin altında iki imza olur: müşterinin ekrandan alınan imzası ve firma yetkilisinin imzası. Firma imzası, işi yapan teknisyenin imzası olmalı — fişi basan kişi işe atanmamışsa, işi üstlenen kişinin imzası basılır. Sahaya hiç gitmemiş bir kişinin imzasını basmak, belgenin anlamını bozar.

KDV ve kalemler

KDV oranı satır bazında olmalı. Aynı işte farklı oranlı kalemler bulunur ve tek oran varsayımı fişi yanlış hesaplar.

Fiyat listesi tanımlıysa teknisyen listeden seçer; elle fiyat yazma ihtiyacı azaldıkça hem hız artar hem de aynı işin farklı müşterilere farklı fiyatlanması azalır.

Fatura ile karıştırmayın

Servis fişi, e-fatura ya da e-arşiv değildir. Muhasebe tarafında fatura kesiyorsanız bu ayrı bir süreçtir; saha yazılımının verdiği belge, işin ve tahsilatın kaydıdır.

Bu sınırı baştan bilmek önemli: "faturamı da keser mi" sorusunun cevabı hayırsa, bunu üçüncü ayda değil ilk görüşmede öğrenmek gerekir.

Ölçü

• Gün içinde tahsil edilen tutar
• Bakiyesi kalan iş sayısı ve toplamı
• Ödeme tipine göre dağılım (nakit/kart/havale)

Üçüncü sayı, kart cihazı ya da havale bilgisi gibi kararların dayanağıdır.