Ücretsiz servis takip programı: bedava olanın gerçek maliyeti

Kısa cevap: ücretsiz program gerçekten ücretsiz mi?

Lisans açısından evet, işletme açısından çoğu zaman hayır. Süresiz ücretsiz sürümler genellikle kullanıcı, kayıt ya da özellik sayısıyla sınırlanır ve ekip büyüdüğünde ücretli pakete geçmek gerekir. Açık kaynak yazılımın lisansı ücretsizdir ama sunucu, kurulum, güncelleme ve yedek sizin işiniz olur. Excel zaten elinizde vardır ama sahada çalışmaz. Deneme sürümü ise bir satın alma kararının parçasıdır: ürünü gerçek işlerinizle sınamanız için verilir, süre bitince ücretli devam edilir.

Servis firması için doğru soru "hangisi bedava" değil, "müşteri verimi kim koruyor, telefonda çalışıyor mu ve bir yıl sonra toplam ne ödemiş olacağım" sorusudur. Bu üç soruya yazılı cevap veren bir seçenek, ücretli de olsa ücretsiz olandan çoğu zaman daha ucuza gelir. Kısacası ücretsiz seçenek, sınırları bilinerek seçildiğinde işe yarar; bilinmeden seçildiğinde maliyeti sonradan ve daha yüksek çıkar.

Dört seçeneğin karşılaştırması

Tablodaki "ürüne göre değişir" satırları bilinçli olarak öyle bırakıldı: bunlar her sağlayıcıya ayrı ayrı sorulması gereken konular.

Gizli maliyetler nereden çıkıyor?

Sınırlı ücretsiz sürümde zorunlu yükseltme

Süresiz ücretsiz sürümün sınırları genellikle ilk ayda hissedilmez. Ekibe ikinci teknisyen girdiğinde, sezon başında iş sayısı arttığında ya da fotoğraf eklemek istediğinizde sınır devreye girer. O noktada verileriniz zaten içeridedir ve yükseltme pazarlık değil zorunluluk olur. Ücretsiz sürümü seçmeden önce ücretli pakete geçişin koşullarını ve tutarını da öğrenin.

Açık kaynakta sunucu ve bakım

Açık kaynak yazılımın lisansı ücretsizdir, işletmesi değil. Bir sunucu kiralanır, alan adı ve güvenli bağlantı kurulur, güncellemeler takip edilir, yedekler alınır ve geri yüklenebildiği denenir. Bunları yapacak birinin zamanı da bir maliyettir. Teknik bilgisi olan biri ekipte yoksa, kurulumu yapan kişi ayrıldığında sistem sahipsiz kalır.

Excel'de kaybolan iş

Excel'in görünmeyen maliyeti mesai ve kaçan tahsilattır: sahadaki ödeme akşama kadar kayıtta görünmez, aynı dosyanın iki kopyası birbirini ezer. Ayrıntısını Excel ile servis takibi yazısında anlattık.

KVKK: ücretsiz olması sorumluluğu değiştirmiyor

Servis firması müşterilerinin adını, telefonunu ve adresini işler. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 3. maddesi veri işleyeni, veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen kişi olarak tanımlıyor. Bulut tabanlı bir programda müşteri verilerinin sorumlusu firmanızdır, program sağlayıcısı ise veri işleyendir.

Aynı Kanun'un 12. maddesi, veri sorumlusunun veri güvenliği için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorunda olduğunu ve verinin kendi adına başkası tarafından işlenmesi hâlinde bu tedbirlerden o kişiyle birlikte müştereken sorumlu olduğunu söylüyor. Yani program ücretsiz de olsa, sağlayıcının veriyi nasıl koruduğu sizin de sorumluluğunuzdur. Kendi sunucunuza kurduğunuz açık kaynak yazılımda ve Excel'de ise bu tedbirlerin tamamı doğrudan sizin üzerinizdedir.

Bir de verinin nerede durduğu var. Kanun'un 2024'te değişen 9. maddesi, kişisel verilerin yurt dışına aktarımını yeterlilik kararı ve belirli güvencelerle sınırlıyor. Sunucusunun hangi ülkede olduğunu söylemeyen bir ücretsiz araç, bu soruyu cevapsız bırakır.

Sağlayıcıya sorulacaklar:

• Veriler hangi ülkede, hangi sağlayıcıda tutuluyor?
• Yedek ne sıklıkla alınıyor, geri yükleme denendi mi?
• Hesabı kapatırsam verilerimi hangi biçimde alabilirim?
• Veri işleyen olarak hangi yükümlülükleri yazılı üstleniyorsunuz?

Bu yazı hukuki danışmanlık değildir; güncel metni mevzuattan kontrol edin. Servis firmasının KVKK yükümlülüklerini servis firması için KVKK rehberinde ayrıntılı ele aldık.

Hangi firma için hangi seçenek mantıklı?

Firmanın büyüklüğü ve sahadaki iş yükü, ücretsiz seçeneklerin hangisinin gerçekten işe yarayacağını belirliyor. Aşağıdaki tablo bir kural değil, başlangıç noktası.

İki uç durum özellikle yanıltıcı. Tek kişilik bir firmada ücretli program fazladan bir yük gibi görünür, ama müşteri sayısı arttıkça geçmiş kayıtları sonradan taşımak zorlaşır; geçişi ne kadar erken yaparsanız taşıyacağınız veri o kadar az olur. Büyüyen bir ekipte ise ücretsiz sürümün sınırı genellikle en yoğun haftada dolar ve sezonun ortasında program değiştirmek, sahadaki herkesi aynı anda yeni bir ekrana alıştırmak demektir.

Veriyi geri alabilmek

Hangi seçeneği kullanırsanız kullanın, bir gün çıkmak isteyebileceğinizi baştan düşünün. Müşteri listesi, cihaz bilgileri ve iş geçmişi Excel ya da CSV olarak dışa aktarılabiliyor mu? Aktarılan dosya başka bir programa yüklenebilecek düzende mi? Ücretsiz bir aracın en pahalı anı, verinin içeride kaldığı ve dışarı alınamadığı andır.

Ücretsiz denemeyi verimli kullanmak

Deneme süresi ekranları gezmek için değil, gerçek bir haftayı geçirmek için verilir. Şöyle bir plan işe yarar:

• 1. gün: Müşteri listenizi içe aktarın, iki teknisyene hesap açın.
• 2.–3. gün: O günün gerçek işlerini programdan açıp atayın.
• 4.–7. gün: Teknisyenler işi sahada imzayla kapatsın, tahsilatı girsin, fişi versin.
• İkinci hafta: Raporlara bakın: gün sonu tahsilatı kasayla tutuyor mu, kimde ne kadar alacak var?

Bu planın sonunda ürünün sizin işinize uyup uymadığı ekran görüntülerinden çok daha net ortaya çıkar.

OnlineServisim'de deneme nasıl işliyor?

OnlineServisim süresiz ücretsiz bir sürüm sunmuyor; bunu açıkça söylemek istiyoruz. Bunun yerine 14 günlük ücretsiz deneme var ve deneme süresince kart bilgisi istenmiyor. Deneme bittiğinde devam etmek isterseniz abonelik yıllık, ödeme banka havalesiyle yapılıyor; havaleyi siz başlatıyorsunuz, otomatik çekim yok. Deneme bittiğinde hesap salt okunur hâle geliyor: kayıtlarınızı görmeye devam ediyorsunuz, yalnız yeni kayıt açamıyorsunuz. Uzun süre geri dönülmeyen deneme hesapları bir süre sonra kapatılıyor; devam etmeme kararı verdiyseniz müşteri ve iş emri listelerinizi Excel'e aktarıp yanınıza alın.

Deneme süresince bütün akışı sınayabilirsiniz: iş emri açma ve atama, internetsiz de çalışan Android ve iPhone uygulaması, müşteri imzası ve fotoğraf, tahsilat ve alacak takibi, Bluetooth termal yazıcıdan fiş ya da müşteriye WhatsApp ile fiş bağlantısı. Paketler birbirinden kullanıcı sayısı, aylık iş emri sayısı ve iş emri başına fotoğraf sınırıyla ayrılıyor; sesli kayıtla iş emri açma ve firmaya özel web sitesi gibi özellikler pakete göre değişiyor. Deneme bitmeden hangi paketin ekibinize yettiğini görmek için deneme haftasındaki iş ve kullanıcı sayınızı not edin. Programın sunucuda nasıl çalıştığını bulut tabanlı servis uygulaması yazısında, paket içeriklerini ve fiyatları paketler sayfasında bulabilirsiniz.