Servis firmasında alacak takibi: veresiye nasıl yönetilir?

Kısa cevap: veresiye nasıl takip edilir?

Veresiyeyi takip etmenin yolu, borcu kişiye değil işe bağlamaktır. Her tamamlanan iş emrinin bir toplamı, bir de tahsil edilen tutarı olur; aradaki fark açık bakiyedir. Bu bakiyeler müşteri bazında toplanır ve işin tamamlandığı günden bu yana geçen süreye göre dört gruba ayrılır: 0–30 gün, 31–60 gün, 61–90 gün ve 90 günden eski. Haftada bir bu listeye bakılır, eski gruptan başlanarak müşteriye nazik bir hatırlatma gider, gelen ödeme ilgili işe kısmi ya da tam tahsilat olarak işlenir. 90 günü geçmiş borcu olan müşteriye yeni iş açılırken ofis bunu görür ve peşin çalışmaya karar verebilir. Defter, kâğıt ya da teknisyenin hafızası bu dört adımın hiçbirini güvenilir biçimde yapamaz; kayıt sahada, iş kapanırken tutulmalıdır.

Servis işinde bakiye neden açık kalır?

Teknik serviste borç çoğu zaman kötü niyetten değil, işin doğasından doğar. Sahada en sık görülen sebepler şunlar:

• Parça sonradan geldi. İşçilik o gün ödendi, parça bedeli parça takıldığında alınacaktı ama ikinci ziyarette kimse hatırlamadı.
• Ev sahibi yoktu. Kapıyı kiracı, çocuk ya da komşu açtı; ödeme yapacak kişi evde değildi.
• Kurumsal müşteri. Apartman yönetimi, site, küçük işletme ya da okul ay sonunda toplu öder; işler arada birikir.
• "Havale yaparım" dendi. Müşteri IBAN istedi, teknisyen not aldı ama IBAN hiç gönderilmedi ya da havale gelmedi.
• Tutar tartışmalı kaldı. Müşteri fiyata itiraz etti, teknisyen işi kapattı ama tahsilatı ofise bıraktı.

Bu sebeplerin ortak noktası, borcun o anda kaydedilmezse kaybolmasıdır. Bu yüzden kaydın yeri sahada kapanan iş emridir; bu konuda sahada tahsilat ve servis fişi rehberine de bakabilirsiniz.

Alacak nedir, ne değildir?

Raporun doğru olması için tanım net olmalı. Devam eden bir işin tutarı henüz alacak değildir: teknisyen kalem eklerken toplam büyür, ama müşteriden istenecek hâle gelmemiştir. Alacak, tamamlanmış ve iptal edilmemiş bir işin ödenmemiş bakiyesidir. Bu ayrım yapılmazsa liste, firmaya aslında olmayan bir alacak gösterir.

Ciro ile tahsilatın birbirini tutmaması da tek başına hata değildir. Vadeli çalışılan müşteri, sonraki ay gelen havale ya da önceden alınan avans bu farkı doğal olarak üretir. Asıl dikkat edilecek iki durum vardır: kalemi olmayan bir işe tahsilat girilmesi ve işin toplamını aşan tahsilat. İkisi de kaydın kendisiyle çelişir.

Yaşlandırma tablosu: dört grup, dört davranış

Borcun ne kadar beklediği, nasıl davranılacağını belirler. Yaş, işin tamamlandığı günden bugüne sayılır.

Tablodaki dağılım tek başına da bilgi verir. Toplam alacağın büyük kısmı 0–30 grubundaysa nakit akışı sağlıklıdır, yalnız tahsilat biraz gecikmektedir. Aynı tutar 90+ grubunda birikiyorsa sorun tahsilat alışkanlığındadır ve büyümeden ele alınmalıdır. Raporların nasıl okunacağı için teknik servis raporlama rehberi yol gösterir.

Müşteri bazında liste

Yaşlandırma firmanın genel resmini verir; tahsilat ise müşteri müşteri yapılır. İşe yarayan liste şu soruları tek bakışta cevaplar:

• Bu müşterinin toplam borcu ne kadar?
• Kaç ayrı işten geliyor?
• En eski borç kaç gündür bekliyor?
• Telefon numarası ne?

Müşteriye dokunulduğunda yalnız ödenmemiş işler açılmalı; geçmişin tamamı değil. En eski borç üstte durursa, ilk tahsil edilecek kayıt hemen görünür. Her satırda iş numarası, arıza açıklaması, toplam, ödenen ve kalan tutar olmalı ki müşteriyle konuşurken "hangi iş" sorusu cevapsız kalmasın.

Kısmi ödeme: borcu parçalara bölmek

Müşteri borcun bir kısmını öderse, ödeme ilgili işe ayrı bir tahsilat satırı olarak girilir; kalan bakiye kendiliğinden güncellenir. İki kural işi kolaylaştırır:

• Ödemeyi doğru işe yazın. Birden çok açık işi olan müşteride ödeme en eski işten başlanarak kapatılırsa yaşlandırma tablosu gerçeği gösterir.
• Ödeme tipini ayırın. Nakit, kart ve havale ayrı kaydedilirse gün sonu kasa sayımı ile havale kontrolü birbirine karışmaz.

Müşteriye nazik hatırlatma

Hatırlatmanın amacı parayı almak ve müşteriyi kaybetmemektir. Servis müşterisi çoğu zaman bir sonraki arızada yine sizi arayacak kişidir.

İyi bir hatırlatma mesajı kısa, belgeli ve tarafsız olur:

• Firma adı açıkça yazar; müşteri numaranızı rehberine kaydetmemiş olabilir.
• Hangi işten söz edildiği bellidir: iş numarası ya da servis fişinin bağlantısı.
• Ödeme yolu mesajın içindedir: IBAN ve alıcı adı.
• Suçlayıcı dil yoktur. "Ödemeniz gecikmiştir" yerine "kayıtlarımızda bu işin bakiyesi açık görünüyor" demek ilişkiyi korur.

WhatsApp bu iş için uygundur, çünkü numarayı rehbere kaydetmeden sohbet açılabilir ve fiş bağlantısı müşterinin elinde belge olarak kalır. Fiş gönderiminin ayrıntısı WhatsApp ile servis fişi göndermek rehberinde.

Yasal çerçeve hakkında bir not: Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'in 6. maddesi, tahsilat ve borç hatırlatma bildirimlerini önceden onay gerektirmeyen iletiler arasında sayar; ancak aynı madde bu bildirimlerde herhangi bir mal ya da hizmetin tanıtılamayacağını da söyler. Yani hatırlatma mesajına kampanya eklemeyin. Bu bilgi hukuki danışmanlık değildir; güncel metni mevzuat.gov.tr üzerinden kontrol edin.

Haftalık alacak rutini

Alacak listesi açılmadığı sürece işe yaramaz. Küçük bir firmada haftada yarım saat ayırmak çoğu zaman yeterlidir; önemli olan bunu aynı gün, aynı sırayla yapmaktır:

• Pazartesi sabahı listeyi açın. Önce toplam alacağa, sonra 90+ grubuna bakın; geçen haftaya göre artmış mı?
• En eski üç müşteriyi seçin. Hepsini aynı anda aramaya çalışmak yerine en eski borçlardan başlayın.
• Her görüşmenin sonucunu not edin. Verilen ödeme tarihi iş emrinin notuna yazılırsa bir sonraki hafta kim aradığını bilmeden de takip sürer.
• Gelen ödemeyi aynı gün işleyin. Havale hesaba düştüğü gün ilgili işe girilmezse müşteri ikinci kez aranır ve bu, hatırlatmanın kendisinden daha çok ilişki bozar.

Bu rutin bir kişiye verilmeli. Herkesin baktığı liste, pratikte kimsenin bakmadığı listedir.

Ne zaman veresiye vermeyi bırakmalı?

Her firmanın sınırı farklıdır, ama kararı duyguya değil kayda dayandırmak gerekir. Şu işaretler dikkat ister:

• Müşterinin 90 günü geçmiş bir borcu var ve yeni iş istiyor.
• Aynı müşteride üç ve daha fazla açık iş birikmiş.
• Verilen ödeme tarihi iki kez geçmiş.

Bu durumda yeni işi reddetmek gerekmez; önce eski borcu, sonra yeni işi konuşmak ya da yeni işi peşin ödemeye bağlamak çoğu zaman yeter. Borç büyüdüyse ve görüşme sonuç vermiyorsa hukuki yollar için bir avukata danışın; bu rehber o süreci anlatmaz.

OnlineServisim'de alacak takibi

OnlineServisim'de teknisyen işi kapatırken tahsilatı nakit, kart ya da havale olarak, gerekirse kısmi girer. Tamamlanmış işin kalan bakiyesi alacak olur. Panelde ve mobil uygulamadaki Alacaklar ekranında toplam alacak, 0–30, 31–60, 61–90 ve 90+ gün grupları ve müşteri listesi görünür; liste borcu büyükten küçüğe sıralar, 90 günü aşan borcu olan müşteri işaretlenir. Müşteriye dokununca yalnız ödenmemiş işleri en eskisi üstte açılır ve oradan hızlıca tahsilat eklenir; kalanın tamamını tek dokunuşla girmek mümkün. Müşteriye fiş bağlantısı ve IBAN, hazır WhatsApp mesajıyla gider; "Gönder"e yine siz basarsınız. Alacak ekranını firma sahibi, yönetici, planlamacı ve muhasebe rolleri görür, teknisyen görmez. Sistemde sanal POS yok, ödeme almıyor; yalnız tahsilatın kaydını tutuyor. Paket ve deneme bilgisi paketler sayfasında.