WhatsApp ile servis fişi göndermek: numarayı kaydetmeden

Kısa cevap: numarayı kaydetmeden WhatsApp'tan fiş nasıl gönderilir?

WhatsApp Yardım Merkezi'ndeki tıkla ve sohbet et sayfasına göre bu özellik, telefon numarası rehberde kayıtlı olmayan biriyle sohbet başlatmayı sağlar. Bağlantı wa.me adresinin ardına numaranın yazılmasıyla kurulur; numara ülke koduyla, başındaki sıfır, parantez ve tireler olmadan yazılır. Türkiye'deki bir cep numarası için bu, 90 ile başlayan rakam dizisi demektir. Adrese text parametresiyle hazır bir metin eklenebilir; sohbet açıldığında metin yazma alanına gelir ve gönderen kişi Gönder'e basar. Servis fişi WhatsApp'a bu yolla dosya olarak eklenemez, çünkü bağlantı yalnız metin taşır. Çözüm fişi bir adres olarak göndermektir: müşteri adrese dokunduğunda fişi telefonunda görür ve isterse PDF indirir. Aynı mesaja havale bilgisi ve yorum isteği de eklenebilir. Mesajın sonunda firma adı yer almalıdır, çünkü müşteri numarayı tanımaz.

Neden rehbere kaydetmek sorun oluyor?

Servis firmasında WhatsApp'tan müşteriye yazmanın klasik yolu, numarayı telefon rehberine kaydedip sohbeti oradan başlatmaktır. Günde birkaç işte bu dert değildir. Sezon döneminde günde onlarca iş kapatan bir ekipte ise sonuç şudur:

• Teknisyenin rehberi yüzlerce müşteri kaydıyla dolar ve kendi kişileri arasında kaybolur.
• Müşteri numaraları kişisel telefonlarda, firmanın kontrolü dışında birikir.
• Teknisyen işten ayrıldığında o kayıtlar da onunla gider.
• Her fiş için kaydet, ara, sohbeti aç, dosyayı ekle adımları tekrarlanır.

Tıkla ve sohbet et bağlantısı bu adımların ilk ikisini ortadan kaldırır. Numara zaten iş emrinde kayıtlıdır; bağlantı oradan kurulur ve sohbet açılır.

Numara biçimi neden önemli?

Bağlantının çalışması numaranın doğru biçimde yazılmasına bağlıdır. Müşteri kaydında numara 0532 ile başlayan yerel biçimde, boşluklu ya da parantezli tutulmuş olabilir. Tıkla ve sohbet et bağlantısı ise ülke koduyla başlayan, yalnız rakamlardan oluşan numara bekler. Yerel biçimdeki numarayla kurulan bağlantı sohbeti açmaz ya da yanlış ülke koduyla başka numaraya yönelir. Bu yüzden numaranın elle değil, kayıttan kurala göre çevrilmesi gerekir: baştaki sıfır atılır, 90 eklenir, boşluk ve işaretler temizlenir. Yurt dışı numarası kayıtlı müşterilerde ülke kodu zaten numaranın başındadır ve olduğu gibi korunmalıdır.

Bir uyarı daha: bağlantı, numaranın WhatsApp kullandığını garanti etmez. Müşterinin WhatsApp hesabı yoksa sohbet açılmaz; bu durumda fiş kâğıda basılır ya da PDF dosyası başka bir kanaldan iletilir.

Bağlantı mı, PDF mi?

WhatsApp'ın kendi bağlantısı yalnız metin taşıdığı için fişi göndermenin iki yolu kalır: fişi PDF olarak telefona kaydedip sohbete elle eklemek ya da fişin adresini mesaja yazmak.

Bağlantının bir sorumluluğu da var: adresi bilen herkes fişi açabilir. Bu yüzden adresin tahmin edilemez olması ve deneme yanılmaya karşı korunması gerekir. Bu konu aşağıdaki KVKK bölümünde.

Tek mesajda fiş, IBAN ve yorum isteği

Müşteriye iş bittikten sonra gönderilmesi gereken birkaç şey vardır ve bunlar ayrı ayrı gönderildiğinde müşterinin ekranında dağınık bir yazışma oluşur. Tek bir mesajda, sabit bir sırayla toplamak hem okunmayı hem güveni artırır:

• Hitap. Müşterinin adıyla tek bir selam, mesajın en başında.
• Durum bilgisi. İsteğe bağlı: teknisyenin yola çıktığı, işin tamamlandığı ya da cihazın teslime hazır olduğu.
• Servis fişi. İş numarasıyla birlikte fişin adresi.
• Havale bilgileri. Banka adı, alıcı adı ve IBAN alt alta; kalan borç varsa tutarı ve açıklamaya iş numarasının yazılması ricası.
• Yorum isteği. Firmanın Google yorum bağlantısı ve kısa bir rica.
• Firma adı. Mesajın sonunda bir kez.

IBAN ve yorum isteğinin her mesajda olması gerekmez; ödemesi alınmış bir işte IBAN'ı çıkarmak, yorum isteğini işten birkaç saat sonra ayrıca göndermek mümkündür. Yorum isteğinin zamanlaması ve dili müşteri yorumları ve servis firması yazısında ayrıca ele alınıyor.

Firma adı neden şart?

Numara müşterinin rehberinde kayıtlı olmadığında WhatsApp gönderen olarak yalnız telefon numarasını gösterir. Müşteri, tanımadığı numaradan gelen ve içinde IBAN geçen bir mesajla karşılaşır. Dolandırıcılık mesajlarının tam olarak bu görünümde olduğunu bilen bir müşteri ya mesajı yok sayar ya da şüpheyle yaklaşır.

Güveni artıran birkaç basit kural:

• Firma adı mesajda açıkça yazılı olsun, kısaltma ya da teknisyenin adı yerine.
• IBAN'daki alıcı adı, müşterinin tanıdığı firma adıyla örtüşsün. Şahıs adına hesap kullanılıyorsa mesajda bunun firma sahibinin hesabı olduğu belirtilsin.
• İş numarası mesajda geçsin; müşteri fişteki numarayla mesajdaki numarayı karşılaştırabilir.
• Mesaj mümkünse işin hemen ardından, teknisyen henüz müşterinin yanındayken gönderilsin. Müşteri mesajın kimden geldiğini o anda görür.

KVKK: mesajda kişisel veri

Servis fişi müşterinin adını, adresini, telefonunu ve cihaz bilgilerini taşır; bunlar kişisel veridir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 12. maddesi, veri sorumlusunun kişisel verilere hukuka aykırı erişimi önlemek için uygun güvenlik düzeyini sağlayacak teknik ve idari tedbirleri almasını ister. Müşterinin verisinde veri sorumlusu servis firmasıdır.

WhatsApp ile fiş gönderirken bu yükümlülüğün pratik karşılıkları şunlar:

• Doğru numara. Mesaj göndermeden önce sohbetin açıldığı numaranın iş emrindeki numarayla aynı olduğuna bakın. Yanlış kişiye giden fiş, başka bir müşterinin adresini ve borcunu ifşa eder.
• Gruplara fiş atmamak. Ekip içi WhatsApp grubunda müşteri fişi paylaşmak, o işle ilgisi olmayan herkese müşterinin verisini göstermek demektir. Bu konunun genişi WhatsApp ile servis yönetmek yazısında.
• Tahmin edilemeyen adres. Fiş adresinde sıra numarası gibi tahmin edilebilir bir değer olmamalı; aksi hâlde biri numarayı değiştirerek başka fişlere ulaşabilir.
• Arama motoruna kapalı sayfa. Müşteri adresi bir yere yapıştırsa bile sayfanın arama sonuçlarına girmemesi gerekir.

Müşteriye ayrıca bir onay mesajı gönderip rıza almak gerekmez; servis verisi sözleşmenin ifası için işlenir ve yapılması gereken aydınlatmadır. Ayrıntısı servis firması için KVKK yazısında. Durum bildirimlerini SMS ile gönderen firmalar için ticari ileti ve İYS ayrımı servis SMS bildirimi ve İYS yazısında anlatılıyor.

OnlineServisim'de WhatsApp ile fiş

OnlineServisim mesajı hazırlar, gönderimi kişi yapar. İş emrindeki "Müşteriye Gönder" ekranında durum bilgisi, servis fişi, havale bilgileri ve Google yorum isteği ayrı kutular olarak görünür; işaretlenenler yukarıdaki sırayla tek bir mesajda birleşir. WhatsApp düğmesine dokunulduğunda telefon WhatsApp'ı müşterinin sohbetiyle açar, metin yazma alanında hazır bekler ve Gönder'e kişi basar. Otomatik WhatsApp gönderimi yok; bu bilinçli bir sınır, çünkü otomatik gönderim WhatsApp'ın ayrı bir kurumsal altyapısını gerektirir.

Ürünün bu akıştaki ayrıntıları:

• Numara iş emrindeki kayıttan ülke koduyla çevrilir; teknisyen numarayı elle yazmaz.
• Fiş adresi kısa tutulur ve 12 karakterlik rastgele bir anahtar taşır; sayfa arama motorlarına kapalıdır ve deneme yanılmaya karşı istek sınırı vardır.
• Fiş adresinin süresi dolmaz. Müşteri altı ay sonra garanti için aradığında aynı adresten fişini açabilir.
• Banka hesabı tanımlanmamışsa havale kutusu gizlenmez, kapalı görünür ve hesabın nereden ekleneceğini söyler. Google yorum bağlantısı girilmemişse yorum kutusu için de aynısı geçerlidir.
• Mesaj panelden ve mobil uygulamadan aynı metinle çıkar; ofisten ve sahadan aynı müşteriye iki farklı mesaj gitmez.

Fişin zorunlu içeriği ve dijital fişin yönetmelikteki yeri servis fişi nedir, nasıl hazırlanır yazısında. Klima montaj ve bakım ekipleri için sahadaki akışın tamamı klima teknik servis programı sayfasında. Programı 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; paketler paketler sayfasında.