Teknik servis programı karşılaştırma: firma büyüklüğüne göre seçim

Kısa cevap: programları neye göre karşılaştırmalı?

Programları özellik listesiyle karşılaştırmak yanıltıcı, çünkü listeler birbirine çok benziyor. Daha işe yarayan iki adım var. Birincisi ekip büyüklüğünüzü belirleyin: 1 kişi, 2–5 kişi, 6–15 kişi ya da daha büyük. Her aralıkta farklı bir özellik belirleyici oluyor. Tek kişide hız ve alacak takibi, küçük ekipte internetsiz çalışan mobil uygulama, orta ölçekte sevkiyat panosu ve yetkiler, büyük ekipte raporlar ve süreç kuralları öne çıkıyor. İkincisi, adaylarınızı aynı puanlama tablosuyla demoda ölçün: her kriterin ağırlığını firmanıza göre verin, demoda gerçekten deneyin, 0–2 arası puanlayın. Toplamı yüksek olan program, sizin firmanız için uygun olandır; başkasının listesinde ilk sırada olan değil. Demoda sorulacak sorular için servis takip programı nasıl seçilir yazısına bakın; bu yazı onun puanlamaya dönüşmüş hâli.

Ekip büyüklüğüne göre neyin önemli olduğu

Aynı özellik, beş kişilik bir firmada vazgeçilemez, tek kişilik bir firmada gereksiz olabilir. Tablo, aralık başına önceliği gösteriyor.

1 kişi: hız ve alacak

Tek başına çalışan bir usta için program, iş bittiğinde bir dakikada fiş kesip parayı ya da borcu kaydetmeye yarıyor. Sevkiyat ve yetki ekranları burada yük. Asıl soru şu: sahada müşterinin yanında fişi verebiliyor musunuz ve akşam "kim bana ne borçlu" listesini tek ekranda görüyor musunuz? Bu ölçekte ücretsiz seçenekler de değerlendirilebilir; artı ve eksileri için ücretsiz servis takip programı yazısına bakın.

2–5 kişi: saha ile ofis kopmasın

İlk teknisyen işe alındığında sorun değişiyor: ofis, sahada ne olduğunu artık görmüyor. Teknisyenin işi telefonda kapatması, fotoğraf ve imza eklemesi ve bunun internet olmadan da çalışması bu aralıkta belirleyici. Kazan dairesi, bodrum kat ve asansör boşluğu sinyalin ilk kaybolduğu yerler.

6–15 kişi: planlama ve yetki

Ekip büyüdükçe "bugün kim nereye gidiyor" sorusunu kafada tutmak imkânsızlaşıyor. Sevkiyat panosu, planlamacı rolü ve teknisyenin yalnız kendi işini görmesi bu aralıkta şart. Bir de raporlar: hangi teknisyen kaç iş kapatıyor, hangi işler tekrar ediyor.

15+ kişi: kurallar ve kapsam

Bu ölçekte firma genellikle depo, muhasebe ve bazen birden fazla lokasyon yönetiyor. Servis programının bunların hangisini kendisi yaptığını, hangisini başka bir yazılıma bıraktığını baştan netleştirin. Burada en sık hayal kırıklığı, "her şeyi yapan tek program" beklentisinden doğuyor.

Puanlama tablosu: her programı aynı ölçüyle değerlendirin

Tabloyu kâğıda ya da bir hesap tablosuna kopyalayın. Ağırlık sütununu yukarıdaki büyüklük tablosuna göre siz doldurun (1 = faydalı, 2 = önemli, 3 = şart). Puan: 0 = yok ya da demoda gösterilemedi, 1 = var ama zahmetli, 2 = var ve demoda sorunsuz çalıştı. Her satırda ağırlık × puan toplanır.

İki not. Birincisi, 0 puan alan şart kriter toplamdan bağımsız olarak elemelidir: internetsiz çalışmayan bir uygulama, raporları ne kadar güzel olursa olsun, sahada bırakılıyor. İkincisi, puanı satış sunumuna göre değil, demoda kendi elinizle yaptığınız denemeye göre verin.

KVKK satırı neden tabloda?

Servis programına girdiğiniz müşteri adı, telefonu ve adresi kişisel veri. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre bu veride işleme amacını belirleyen firma veri sorumlusu, onun adına veriyi işleyen yazılım sağlayıcısı veri işleyen. Kanunun 12. maddesi, veri başkası tarafından işlendiğinde güvenlik tedbirlerinden veri sorumlusunu da o kişiyle müştereken sorumlu tutuyor. Yani sağlayıcının veriyi nasıl koruduğu sizin de sorununuz. Kanunun 9. maddesi yurt dışına aktarımı ayrı şartlara bağlıyor; sağlayıcıya hangi verinin hangi ülkeye gittiğini sorun. Ayrıntısı servis firması için KVKK yazısında. Bu bölüm hukuki danışmanlık değildir; güncel metni mevzuattan kontrol edin.

Fiyatı neye göre karşılaştırmalı?

Liste fiyatı tek başına bir şey söylemiyor; aynı fiyatın arkasında farklı kullanıcı sınırları, aylık iş emri sınırları ve ek ücretler olabiliyor. Karşılaştırırken ekibinizin bugünkü ve bir yıl sonraki büyüklüğüyle hesaplayın. SMS gibi kullanıma bağlı kalemlerin faturasının kime kesildiğini ayrıca sorun. Fiyatlandırma modelleri için teknik servis programı fiyatları yazısına bakın.

OnlineServisim bu tabloda nerede?

Kendi ürünümüzü de aynı tabloyla anlatmak dürüst olur. Yukarıdaki büyüklük tablosuyla bakıldığında OnlineServisim'in özellikleri en çok 2 ile 15 kişi arası, sahaya giden kombi, klima, beyaz eşya ve elektronik servislerinin ihtiyacına karşılık geliyor. Tek kişilik bir usta da kullanabiliyor ama sevkiyat ve yetki ekranları onun için fazla gelebilir.

Yaptıkları:

• Android ve iPhone mobil uygulaması internetsiz çalışıyor, bağlantı gelince gönderiyor
• Ofiste sevkiyat panosu: günün işleri personel ve saate göre
• Roller: firma sahibi, yönetici, planlamacı, teknisyen, muhasebe; teknisyen maliyet ve kâr görmüyor
• Cihaz kartı, garanti tarihi, periyodik bakım takibi ve hatırlatma
• Satır bazında KDV, nakit, kart, havale ve kısmi tahsilat, müşteri bazında alacak listesi
• 58 ve 80 mm Bluetooth termal yazıcı, PDF ve WhatsApp ile fiş bağlantısı
• Firmanın kendi SMS sağlayıcı hesabıyla durum SMS'leri, firmanın web sitesi ve panele düşen servis talebi formu
• Ciro, tahsilat, teknisyen performansı ve alacak raporları

Yapmadıkları, baştan söyleyelim:

• Parça stok ve depo yönetimi yok
• E-fatura ve e-arşiv kesmiyor; faturayı mevcut muhasebe programınızdan kesmeye devam edersiniz
• Çoklu şube yapısı yok; tek firma, tek merkez olarak çalışıyor
• Ön muhasebe programı değil; cari hesap ve gider takibi kapsam dışı
• Kartla online ödeme alma ve rota optimizasyonu sunmuyor
• WhatsApp mesajını kendisi göndermiyor; mesajı hazırlıyor, telefon WhatsApp'ı açıyor, "Gönder"e siz basıyorsunuz

Bu listede sizin için şart olan bir madde varsa, puanlama tablosunda OnlineServisim o satırda 0 alır ve elemek doğru karar olur. Kullanıcı sayısı, aylık iş emri sınırı, sesli kayıt ve web sitesi gibi özellikler pakete göre değişiyor; ayrıntılar ve 14 günlük ücretsiz deneme paketler sayfasında. Sözleşmemizde, sözleşme sona erdiğinde firmanın verilerini dışa aktarma talebinde bulunabileceği yazılı.

Demo gününü nasıl planlamalı?

Üç adayı aynı hafta içinde, aynı senaryoyla deneyin. Senaryo gerçek bir gün olsun: sabah üç iş açın, birini teknisyene uçak modunda kapattırın, bir müşteriden kısmi ödeme alın, fişi gönderin, akşam alacak listesine bakın. Her adayı bitirir bitirmez tabloyu doldurun; üç gün sonra hatırladığınız şey ekranın rengi olur, iş kapatma süresi değil.